System dLab ma za zadanie usprawnienie prac związanych z digitalizacją poprzez:
- pomoc pracownikom instytucji w wykonywaniu przydzielonych zadań,
- ułatwienie komunikacji między pracownikami instytucji.
Ponadto system dLab ułatwia zarządzanie przepływem prac digitalizacyjnych poprzez:
- przydział pracowników do określonych czynności w ramach procesu digitalizacji,
- możliwość modyfikacji przepływu prac związanych z digitalizacją, czyli kto i co w jakiej kolejności ma wykonać.
A także monitorowanie postępów prac przy wykorzystaniu systemu raportowania:
- raporty związane z postępem prac w ramach poszczególnych zadań,
- raporty dotyczące zadań nieukończonych,
- raporty wydajności poszczególnych etapów przepływu prac.
Aby w pełni zrozumieć ideę i założenia poczynione podczas opracowywania oprogramowania dLab, niezbędne jest przytoczenie najważniejszych pojęć związanych z systemem dLab:
- Zadanie – to podstawowy element w systemie dLab. Jest to zestaw czynności przeznaczonych do realizacji w ramach digitalizacji określonej pozycji (np. książki, numeru czasopisma, nagrania audio). Pozycję rozumiemy tutaj jako element, który po poddaniu digitalizacji staje się jednostowym obiektem cyfrowym. Postęp wykonania zadania monitorowany jest przez system dLab. Poszczególne czynności w ramach zadania wykonywane są przez przydzielonych użytkowników lub automaty, np. czynność przygotowania plików matek (plików master) wykonywana jest przez użytkowników z grupy skanujący, a czynność archiwizacji plików master wykonywana jest przez automat składowania w systemie dArceo. Ponieważ niektóre czynności mogą być ograniczone kolejnościowo, wykonywanie zadania przebiega etapami, np. najpierw wykonywana jest czynność przygotowania plików matek, a później czynność składowania ich w systemie dArceo.
- Czynność - składowa część zadania, która identyfikuje konkretne działanie do wykonania w ramach całego zadania digitalizacji. Czynność może być wykonana przez uprawnionego użytkownika (człowieka) korzystającego z systemu dLab lub przez automat (narzędzie informatyczne). Przykładem czynności wykonywanej przez użytkownika jest przygotowanie plików matek (plików master). Jest to czynnośc wykonywana przez użytkownika, ponieważ to użytkownik konfiguruje urządzenie digitalizujące, a następnie wyniki digitalizacji wprowadza samodzielnie do systemu dLab. Przykładem czynności wykonywanej przez automat jest przygotowanie plików prezentacyjnych. Automat może przekonwertować pliki master do wersji prezentacyjnych przy użyciu wskazanego przez użytkownika profilu konwersji. Automat wykorzystuje w tym celu zewnętrzne narzędzie, np. silnik FineReader w celu przygotowania plików PDF (wraz z warstwą tekstową) lub oprogramowanie DocumentExpress w celu utworzenia plików DjVu (również z warstwą tekstową).
- Grupa zadań -
- Proces realizacji zadania – zestaw uporządkowanych kolejnościowo czynności składających się na zadanie. Proces realizacji zadania definiuje kolejność wykonywania czynności składających się na zadanie.
- Archiwum plików – miejsce składowania plików master oraz ich zoptymalizowanych wersji, wykorzystywane przez moduł dLibraWorkflow. W praktyce może to być np. macierz dyskowa.