System dLab ma za zadanie usprawnienie prac związanych z digitalizacją poprzez:
- pomoc pracownikom instytucji w wykonywaniu przydzielonych zadań,
- ułatwienie komunikacji między pracownikami instytucji.
Ponadto system dLab ułatwia zarządzanie przepływem prac digitalizacyjnych poprzez:
- przydział pracowników do określonych czynności w ramach procesu digitalizacji,
- możliwość modyfikacji przepływu prac związanych z digitalizacją, czyli kto i co w jakiej kolejności ma wykonać.
Dodatkowo system dLab pozwala na monitorowanie postępów prac przy wykorzystaniu systemu raportowania:
- raporty związane z postępem prac w ramach poszczególnych zadań,
- raporty dotyczące zadań nieukończonych,
- raporty wydajności poszczególnych etapów przepływu prac.
Aby w pełni zrozumieć ideę i założenia poczynione podczas opracowywania oprogramowania dLab, niezbędne jest przytoczenie najważniejszych pojęć związanych z systemem dLab:
- Zadanie – to podstawowy element w systemie dLab. Jest to zestaw czynności przeznaczonych do realizacji w ramach digitalizacji określonej pozycji (np. książki, numeru czasopisma, nagrania audio). Pozycję rozumiemy tutaj jako element, który po poddaniu digitalizacji staje się jednostowym obiektem cyfrowym. Postęp wykonania zadania monitorowany jest przez system dLab. Poszczególne czynności w ramach zadania wykonywane są przez przydzielonych użytkowników lub automaty, np. czynność przygotowania plików matek (plików master) wykonywana jest przez użytkowników z grupy skanujący, a czynność archiwizacji plików master wykonywana jest przez automat składowania w systemie dArceo. Ponieważ niektóre czynności mogą być ograniczone kolejnościowo, wykonywanie zadania przebiega etapami, np. najpierw wykonywana jest czynność przygotowania plików matek, a później czynność składowania ich w systemie dArceo.
- Czynność - składowa część zadania, która identyfikuje konkretne działanie do wykonania w ramach całego zadania digitalizacji. Czynność może być wykonana przez uprawnionego użytkownika (człowieka) korzystającego z systemu dLab lub przez automat (narzędzie informatyczne). Przykładem czynności wykonywanej przez użytkownika jest przygotowanie plików matek (plików master). Jest to czynnośc wykonywana przez użytkownika, ponieważ to użytkownik konfiguruje urządzenie digitalizujące, a następnie wyniki digitalizacji wprowadza samodzielnie do systemu dLab. Przykładem czynności wykonywanej przez automat jest przygotowanie plików prezentacyjnych. Automat może przekonwertować pliki master do wersji prezentacyjnych przy użyciu wskazanego przez użytkownika profilu konwersji. Automat wykorzystuje w tym celu zewnętrzne narzędzie, np. silnik FineReader w celu przygotowania plików PDF (wraz z warstwą tekstową) lub oprogramowanie DocumentExpress w celu utworzenia plików DjVu (również z warstwą tekstową).
- Grupa zadań - służy do grupowania zadań, które przy wykonywaniu niektórych czynności powinny być traktowane jako całość. Przykładowo wysyłanie kilkudziesięciu zadań (np. książek) do pracowni digitalizacji może zostać wykonane na wszystkich zadań - stratą czasu jest wykonywanie tej czynności kolejno dla każdego zadania. Dlatego możliwe jest utworzenie w tym celu grupy z zadań, które planujemy wysłać w danym transporcie do pracowni digitalizacji i dalej obsługiwać czynność wysłania zadań do pracowni na poziomie zdefiniowanej grupy. Ponieważ, tak jak wspomniano, grupy zadań mają sens w przypadku określonych czynności, każda grupa zadań powiązana jest z konkretnymi typami czynności. W domyślnej konfiguracji systemu dLab istnieją dwa typy grup zadań:
- klocek - reprezentuje klocek introligatorski, który może zawierać kilka pozycji w jednej oprawie. Pracując z systemem dLab tworzymy w tym przypadku zadania dla konkretnych pozycji z klocka, a następnie grupujemy te zadania w grupę typu klocek. Z grupą typu klocek powiązana jest czynność przygotowania plików matek (skanowanie). Zatem klocek skanowany jest w całości, a po skanowaniu poszczególne strony z wyniku skanowania mogą być przydzielone do poszczególnych zadań zgrupowanych w klocku.
- lista przewozowa - to lista zadań, które przesyłane są z instytucji do pracowni digitalizacji, a następnie z pracowni digitalizacji do instytucji. W domyślnej konfiguracji istnieją cztery czynności powiązane z listą przewozową: przesłanie listy przewozowej do pracowni digitalizacji, przyjęcie listy przewozowej w pracowni, zwrot listy przewozowej z pracowni digitalizacji do instytucji oraz przyjęcie zwrotu. Wyszczególniono aż cztery czynności, aby móc w pełni monitorować przepływ dokumentów między instytucją a pracownią digitalizacji.
- Przestrzeń robocza dLab – miejsce składowania wszelkich plików, które powstają w procesie digitalizacji poszczególnych dokumentów. Mogą to być pliki master, ich wersje zoptymalizowane, a także wersje prezentacyjne. To na przestrzeń roboczą trafiają pliki produkowane przez użytkowników systemu, z tej przestrzeni korzystają również użytkownicy, którzy weryfikują czy dane pliki spełniają wymogi instytucji, np. co do digitalizacji. Użytkownik systemu nie widzi bezpośrednio przestrzeni roboczej, natomiast może wprowadzać pliki do systemu dLab i z niego je pobierać. Te operacje wykonywane są właśnie z wykorzystaniem przestrzeni roboczej. W praktyce przestrzenią roboczą może być, np. dysk serwera lub macierz dyskowa.