System dLab ma za zadanie usprawnienie prac związanych z digitalizacją poprzez:
- pomoc pracownikom instytucji w wykonywaniu przydzielonych zadań,
- ułatwienie komunikacji między pracownikami instytucji.
Ponadto system dLab ułatwia zarządzanie przepływem prac digitalizacyjnych poprzez:
- przydział pracowników do określonych czynności w ramach procesu digitalizacji,
- możliwość modyfikacji przepływu prac związanych z digitalizacją, czyli kto i co w jakiej kolejności ma wykonać.
A także monitorowanie postępów prac przy wykorzystaniu systemu raportowania:
- raporty związane z postępem prac w ramach poszczególnych zadań,
- raporty dotyczące zadań nieukończonych,
- raporty wydajności poszczególnych etapów przepływu prac.
Aby w pełni zrozumieć ideę i założenia poczynione podczas opracowywania oprogramowania dLab, niezbędne jest przytoczenie najważniejszych pojęć związanych z systemem dLab:
- Zadanie – zestaw czynności przeznaczonych do realizacji w ramach digitalizacji określonej pozycji. Postęp wykonania zadania monitorowany jest przez system dLab. Poszczególne czynności w ramach zadania wykonywane są przez przydzielonych użytkowników lub automaty, np. czynność przygotowania plików matek (plików master) wykonywana jest przez użytkowników z grupy skanujący, a czynność archiwizacji plików master wykonywana jest przez automat składowania w systemie dArceo. Ponieważ niektóre czynności mogą być ograniczone kolejnościowo, wykonywanie zadania przebiega etapami, np. najpierw wykonywana jest czynność przygotowania plików matek, a później czynność składowania ich w systemie dArceo.
- Czynność -
- Proces realizacji zadania – zestaw uporządkowanych kolejnościowo czynności składających się na zadanie. Proces realizacji zadania definiuje kolejność wykonywania czynności składających się na zadanie.
- Archiwum plików – miejsce składowania plików master oraz ich zoptymalizowanych wersji, wykorzystywane przez moduł dLibraWorkflow. W praktyce może to być np. macierz dyskowa.