Zarządzanie użytkownikami w systemie dLab odbywa się poprzez aplikację administratora, której funkcjonalność jest taka sama jak aplikacja administratora systemu dLibra. Opis aplikacji administratora systemu dLibra znajduje się w podręczniku użytkownika systemu dLibra.
W kontekście systemu dLab wykorzystywane są grupy użytkowników i użytkownicy. Poszczególne grupy użytkowników mogą być powiązane z typami czynności. Oznacza to, że czynności danego typu mogą być wykonywane tylko przez powiązane z nią grupy użytkowników. Zatem przykładowo jeśli mamy typ czynności przygotowanie plików matek, to powinniśmy w systemie dLab, przy pomocy aplikacji administratora, utworzyć grupę lub grupy użytkowników, które będą mogły wykonywać tę czynność. Założenie jest takie, że poszczególne grupy użytkowników określają pracowników danej instytucji, odpowiedzialnych za realizację czynności danego typu z ramienia tej instytucji. Rozważając typ czynności przygotowanie plików matek, możemy wyobrazić sobie utworzenie trzech grup użytkowników, gdzie każda z nich określa skanujących z różnych instytucji. Zatem byłyby następujące grupy: skanujący - instytucja A, skanujący - instytucja B oraz skanujący - instytucja C, które z kolei zostałyby powiązane z typem czynności przygotowanie plików matek. Odpowiednie powiązanie można zdefiniować w aplikacji dLab (opis znajduje się tutaj). Dzięki takiej konfiguracji systemu dLab, redaktor tworzący zadanie może w momencie jego definiowania przypisać jedną z trzech dostępnych grup użytkowników, która będzie odpowiedzialna za przygotowanie plików matek.
Istotną funkcją aplikacji administratora w tym kontekście jest możliwość oznaczenia wybranych członków grupy, jako osoby ją nadzorujące. Osoba nadzorująca ma wgląd do wszystkich zadań, które są tworzone przez nazorowaną grupę i może je modyfikować. Taka osoba odpowiedzialna jest również za weryfikację czynności, które tego wymagają. Ponadto może również wyświetlać raporty powiązane z zadaniami, które nadzoruje.
W praktyce najczęściej będą definiowane grupy użytkowników dla redaktorów (tworzących nowe zadania) oraz skanujących (przygotowujących pliki master). W dalszej kolejności w ramach tych grup będą specyfikowani użytkownicy odpowiedzialni za nadzorowanie prac.