Czynność to składowa część zadania, która identyfikuje konkretne działanie do wykonania w ramach całego zadania digitalizacji. Czynność może być wykonana przez uprawnionego użytkownika (człowieka) korzystającego z systemu dLab lub przez automat (narzędzie informatyczne). Przykładem czynności wykonywanej przez użytkownika jest przygotowanie plików matek (plików master). Jest to czynnośc wykonywana przez użytkownika, ponieważ to użytkownik konfiguruje urządzenie digitalizujące, a następnie wyniki digitalizacji wprowadza samodzielnie do systemu dLab. Przykładem czynności wykonywanej przez automat jest przygotowanie plików prezentacyjnych. Automat może przekonwertować pliki master do wersji prezentacyjnych przy użyciu wskazanego przez użytkownika profilu konwersji. Automat wykorzystuje w tym celu zewnętrzne narzędzie, np. silnik FineReader w celu przygotowania plików PDF (wraz z warstwą tekstową) lub oprogramowanie DocumentExpress w celu utworzenia plików DjVu (również z warstwą tekstową).
Typy czynności
Ważnym pojęciem w kontekście czynności jest jej typ. W systemie dLab, podczas prac związanych z wdrożeniem, tworzony jest zestaw typów czynności, które mogą być wykonywane w ramach procesu digitalizacji. Zestaw tych typów określany jest przez instytucję zainteresowaną wykorzystaniem systemu dLab i w praktyce identyfikuje wszystkie możliwe typy (rodzaje) czynności, jakie mogą być wykonane w ramach przepływu prac digitalizacyjnych. Przykładem typu czynności jest przygotowanie plików matek, przygotowanie wersji prezentacyjnej, czy publikowanie w dLibrze. Są to typy czynności ponieważ identyfikuję rodzaj czynności jaki można wykonać w systemie dLab. Pamiętajmy, że w systemie dLab, podczas jego wykorzystywania powstawać będzie bardzo dużo konkretnych czynności. Przykładowo w ramach każdego zadania istnieć będzie czynność przygotowanie plików matek, czy przygotowanie wersji prezentacyjnej. Dlatego do celów przedstawienia idei działania systemu dLab warto wprowadzić pojęcie typu czynności, który określa wszystkie konkretne czynności danego rodzaju.
Ograniczenia kolejnościowe typów czynności
Każdy typ czynności może być powiązany z innymi typami czynności w kontekście ograniczenia kolejnościowego. Oznacza to, że możemy tak skonfigurować system dLab, aby poszczególne czynności były wykonywane tylko i wyłącznie po wykonaniu innych czynności. Dzięki temu możliwe jest zdefiniowanie w ramach systemu dLab modelu pracy spersonalizowanego pod kątem konkretnej instytucji. Mechanizm ograniczeń kolejnościowych pomiędzy typami czynności pozwala na skonfigurowanie systemu dLab np. w taki sposób aby czynności typu przygotowanie wersji prezentacyjnej były możliwe do wykonania po wykonaniu czynności typu przygotowanie plików matek, z kolei czynności typu publikowanie w dLibrze były możliwe do wykonania po wykonaniu czynności typu przygotowanie wersji prezentacyjnej. Taka konfiguracja wymusza na użytkownikach wykonywanie poszczególnych czynności w określonej kolejności, tzn. najpierw przygotowanie plików matek, później przygotowanie wersji prezentacyjnej, a dopiero na końcu publikowanie w dLibrze. Zapewnieniem tego aby konkretny użytkownik miał możliwość wykonania danej czynności tylko pod wskazanymi warunkami zajmuje się system dLab. Mechanizm ograniczeń kolejnościowych pozwala nie tylko na zdefiniowanie jednej ścieżki wykonywania czynnośc, ale także na definiowanie ścieżek czynności, które mogą być wykonywane równolegle. Przykład takiego przepływu pracy - wycinek całego przepływu - przedstawiono schematycznie na rysunku poniżej. Na rysunku prostokąty reprezentują czynności (nazwa typu czynności znajduje się na prostokącie), natomiast strzałki ograniczenia kolejnościowe. Zatem przykładowo: czynność typu przesłanie listy przewozowej do pracowni digitalizacji musi być wykonana przed czynnością typu przyjęcie listy przewozowej w pracowni digitalizacji. Jak widać na rysunku po wykonaniu czynności typu przygotowanie plików matek możliwe są do wykonania dwie czynności - typu zwrot listy przewozowej do pracowni digitalizacji oraz obróbka graficzna plików matek. Te dwie czynności mogą być wykonywane niezależnie i nie są ograniczone kolejnościowo. Dzięki temu, np. zanim pozycje zostaną zwrócone do instytucji, możliwe jest już obrabianie ich plików matek, generowanie wersji prezentacyjnej, itd.
Wykonywanie czynności
Czynność może być wykonana przez użytkownika systemu dLab lub automat włączony w systemie dLab. To jaki użytkownik lub automat wykonuje konkretną czynność, określane jest podczas definiowania konkretnego zadania. W kontekście użytkowników, podczas definiowania zadania, wskazać należy grupę użytkowników, która będzie odpowiedzialna za wykonanie danej czynności. Lista grup użytkowników, które mogą być przypisane do wykonania czynności określonego typu definiowana jest przez administratora systemu. Podobnie ma się to do automatów, przy czym do wykonania konkretnej czynności wskazuje się konkretny automat. Lista automatów, które mogą być przypisane do wykonania określonego typu czynności definiowana jest przez administratora systemu. Szczegóły dotyczące przypisywania grup użytkowników i automatów do typów czynności opisano w instrukcji użytkownika w rozdziale zarządzanie typami czynności.
Stany czynności (weryfikacja)