Tworzenie zadań
W systemie dLab istnieją dwa sposoby na utworzenie zadania. Pierwszym sposobem jest dodanie zadania poprzez przycisk w panelu przeglądania zadań - "Utwórz nowe zadanie", umieszczony nad opcjami widoku. Aby ten sposób był dostępny konieczna jest odpowiednia konfiguracja.
Drugi sposób na tworzenie zadania jest związany z integracją systemu dLab z systemem dLibra. Użytkownik wpierw tworzy w Aplikacji Redaktora dLibra tzw. publikację planowaną, która jest następnie automatycznie przetwarzana na zadanie w systemie dLab. W ten sposób tworzone jest zadanie, które jest bezpośrednio powiązane z obiektem cyfrowym. Rezultatem realizacji takiego zadania, przy odpowiednich założeniach, będzie opublikowanie i udostępnienie publikacji w formie cyfrowej w systemie dLibra. Więcej na temat tego jak utworzyć publikację planowaną w systemie dLibra można dowiedzieć się w rozdziale „Tworzenie nowej publikacji planowanej” dokumentacji dLibry.
Definiowanie zadań
Po utworzeniu zadania powinno się ono pojawić na liście zadań ze stanem „Nowe”. Nowoutworzone zadanie powinno w kolumnie operacji mieć widoczny odnośnik „Definiuj”, która przenosi użytkownika na stronę definicji zadania.
Panel definicji zadania przedstawia się tak jak na zamieszczonym obrazku:
Określanie nazwy zadania
W pierwszej części panelu, na samej górze, definiujemy dwuczłonową nazwę zadania. Wartości w częściach nazwy muszą być wartościami alfanumerycznymi z dodatkowym znakiem ‘-‘. Nie są akceptowane wartości z polskimi znakami. Brak wartości w częściach nazwy bądź wpisanie nieprawidłowej wartości spowoduje wyświetlenie odpowiedniego komunikatu, nie będzie wówczas również możliwe zapisanie zmian w aktualnie definiowanym zadaniu.
Panel opisu publikacji planowanej
Jeśli zadanie zostało utworzone poprzez dodanie publikacji planowanej w systemie dLibra dodatkowo pod definicją nazwy zadania pojawia się panel opisu publikacji planowanej. Kliknięcie w słupek „Dotyczy publikacji planowanej” spowoduje wyświetlenie meta danych publikacji, jeśli zostały one określone przy jej tworzeniu.
Określanie listy czynności zadania
Ostatnia część panelu „Czynności do wykonania” zawiera listę czynności, spośród których definiujący zadanie może wybrać te, które będą konieczne do wykonania w ramach zadania.
Aby uwzględnić czynność w zadaniu należy kliknąć w przycisk wyboru przy ikonce - 
. Wśród czynności mogą być takie, które są konieczne do wykonania w każdym zadaniu. Wówczas przycisk wyboru przy takiej czynności będzie niemożliwy do odznaczenia. Obok przycisku "Do wykonania" widoczny jest również przycisk „Do weryfikacji” - 
. Zaznaczenie takiej opcji spowoduje, iż czynność po wykonaniu będzie musiała być zaakceptowana przez nadzorującego zadanie, aby przepływ pracy w zadaniu mógł przejść do kolejnych czynności. Ponownie mogą istnieć czynności, które z definicji będą konieczne do weryfikacji i odznaczenie przycisku „Do weryfikacji” będzie uniemożliwione.
Po prawej stronie od nazwy czynności figuruje lista rozwijalna „Wykonawca”, w której definiujący zadanie może wybrać grupę użytkowników bądź automat przeznaczony do wykonania zadania. Wybór grupy użytkowników spowoduje, iż czynność będzie mogła być wykonana tylko przez użytkowników wybranej grupy. Wybór automatu spowoduje wykonanie czynności przez dostępny w systemie dLab proces automatyczny. Przykładem takiego procesu może być np. proces tworzący publikację w systemie dLibra w oparciu o pliki pozyskane w czynności digitalizacji. Zawartość listy wykonawców możliwa jest do ustawienia przez administratora dLab w panelu „Typy czynności” (dostępnego z menu głównego). Więcej na ten temat można się dowiedzieć w rozdziale „Zarządzanie typami czynności”.
W systemie dLab nie jest możliwe dodanie czynności bez określenia wykonawcy. W przypadku braku wykonawców dla czynności wymaganych nie będzie możliwe zdefiniowanie żadnego zadania, dlatego konieczne jest odpowiednie ustawienie wykonawców dla typów czynności przed przystąpieniem do produkcyjnego wykorzystania systemu dLab.
Dodatkowo część z czynności może posiadać parametry, różne w zależności od czynności, np. w przypadku czynności digitalizacji mogą to być parametry rozdzielczości lub trybu kolorów oczekiwanych plików wynikowych procesu skanowania.
Po zakończeniu procesu definiowania zadania użytkownik może zapisać zmiany w klikając w przycisk „Zapisz i uruchom zadanie” (umieszczony na samy dole panelu), co spowoduje że zdefiniowane zadanie przejdzie w stan „Do wykonania” i będzie możliwe rozpoczęcie jego realizacji.
Korzystanie z szablonów zadań
Szablony zadań określają, które czynności i z jakimi parametrami mają zostać oznaczone jako „do wykonania” w ramach zadania. Jeśli dana instytucja posiadająca system dLab definiuje zadania w oparciu o niezmienną listę czynności i parametrów wówczas nie jest potrzebne każdorazowe określanie czynności dla zadania i można zamiast tego zastosować gotowy szablon. Szablony z racji swojej charakterystyki powinno definiować się na początku wdrożenia systemu dLab. Utworzenie szablonu jest kwestią technicznej konfiguracji środowiska dLab, stąd za przygotowywanie szablonów powinna odpowiadać osoba administrująca systemem.
Aby zastosować szablon dla zadania należy kliknąć w przycisk „Użyj szablonu”, który jest widoczny w prawym górnym rogu panelu definicji zadania. Po kliknięciu pojawia się małe okno z listą wyboru szablonów. Wybór szablonu z listy i kliknięcie przycisku „Zastosuj” spowoduje zaznaczenie odpowiednich czynności w panelu definicji zadań oraz uzupełnienie ich parametrów. Należy jednakże pamiętać, iż szablony nie przypisują wykonawców, stąd konieczne jest każdorazowe manualne przypisanie odpowiedniego wykonawcy do zaznaczonych czynności.