Czynność to składowa część zadania, która identyfikuje konkretne działanie do wykonania w ramach całego zadania digitalizacji. Czynność może być wykonana przez uprawnionego użytkownika (człowieka) korzystającego z systemu dLab lub przez automat (narzędzie informatyczne). Przykładem czynności wykonywanej przez użytkownika jest przygotowanie plików matek (plików master). Jest to czynnośc wykonywana przez użytkownika, ponieważ to użytkownik konfiguruje urządzenie digitalizujące, a następnie wyniki digitalizacji wprowadza samodzielnie do systemu dLab. Przykładem czynności wykonywanej przez automat jest przygotowanie plików prezentacyjnych. Automat może przekonwertować pliki master do wersji prezentacyjnych przy użyciu wskazanego przez użytkownika profilu konwersji. Automat wykorzystuje w tym celu zewnętrzne narzędzie, np. silnik FineReader w celu przygotowania plików PDF (wraz z warstwą tekstową) lub oprogramowanie DocumentExpress w celu utworzenia plików DjVu (również z warstwą tekstową).
Typy czynności
Ważnym pojęciem w kontekście czynności jest jej typ. W systemie dLab, podczas prac związanych z wdrożeniem, tworzony jest zestaw typów czynności, które mogą być wykonywane w ramach procesu digitalizacji. Zestaw tych typów określany jest przez instytucję zainteresowaną wykorzystaniem systemu dLab i w praktyce identyfikuje wszystkie możliwe typy (rodzaje) czynności, jakie mogą być wykonane w ramach przepływu prac digitalizacyjnych. Przykładem typu czynności jest przygotowanie plików matek, przygotowanie wersji prezentacyjnej, czy publikowanie w dLibrze. Są to typy czynności ponieważ identyfikuję rodzaj czynności jaki można wykonać w systemie dLab. Pamiętajmy, że w systemie dLab, podczas jego wykorzystywania powstawać będzie bardzo dużo konkretnych czynności. Przykładowo w ramach każdego zadania istnieć będzie czynność przygotowanie plików matek, czy przygotowanie wersji prezentacyjnej. Dlatego do celów przedstawienia idei działania systemu dLab warto wprowadzić pojęcie typu czynności, który określa wszystkie konkretne czynności danego rodzaju.
Ograniczenia kolejnościowe typów czynności
Każdy typ czynności może być powiązany z innymi typami czynności w kontekście ograniczenia kolejnościowego. Oznacza to, że możemy tak skonfigurować system dLab, aby poszczególne czynności były wykonywane tylko i wyłącznie po wykonaniu innych czynności. Dzięki temu możliwe jest zdefiniowanie w ramach systemu dLab modelu pracy spersonalizowanego pod kątem konkretnej instytucji. Mechanizm ograniczeń kolejnościowych pomiędzy typami czynności pozwala na skonfigurowanie systemu dLab np. w taki sposób aby czynności typu przygotowanie wersji prezentacyjnej były możliwe do wykonania po wykonaniu czynności typu przygotowanie plików matek, z kolei czynności typu publikowanie w dLibrze były możliwe do wykonania po wykonaniu czynności typu przygotowanie wersji prezentacyjnej. Taka konfiguracja wymusza na użytkownikach wykonywanie poszczególnych czynności w określonej kolejności, tzn. najpierw przygotowanie plików matek, później przygotowanie wersji prezentacyjnej, a dopiero na końcu publikowanie w dLibrze. Zapewnieniem tego aby konkretny użytkownik miał możliwość wykonania danej czynności tylko pod wskazanymi warunkami zajmuje się system dLab. Mechanizm ograniczeń kolejnościowych pozwala nie tylko na zdefiniowanie jednej ścieżki wykonywania czynnośc, ale także na definiowanie ścieżek czynności, które mogą być wykonywane równolegle. Przykład takiego przepływu pracy - wycinek całego przepływu - przedstawiono schematycznie na rysunku poniżej. Na rysunku prostokąty reprezentują czynności (nazwa typu czynności znajduje się na prostokącie), natomiast strzałki ograniczenia kolejnościowe. Zatem przykładowo: czynność typu przesłanie listy przewozowej do pracowni digitalizacji musi być wykonana przed czynnością typu przyjęcie listy przewozowej w pracowni digitalizacji. Jak widać na rysunku po wykonaniu czynności typu przygotowanie plików matek możliwe są do wykonania dwie czynności - typu zwrot listy przewozowej do pracowni digitalizacji oraz obróbka graficzna plików matek. Te dwie czynności mogą być wykonywane niezależnie i nie są ograniczone kolejnościowo. Dzięki temu, np. zanim pozycje zostaną zwrócone do instytucji, możliwe jest już obrabianie ich plików matek, generowanie wersji prezentacyjnej, itd.
Wykonywanie czynności
Czynność może być wykonana przez użytkownika systemu dLab lub automat włączony w systemie dLab. To jaki użytkownik lub automat wykonuje konkretną czynność, określane jest podczas definiowania konkretnego zadania. W kontekście użytkowników, podczas definiowania zadania, wskazać należy grupę użytkowników, która będzie odpowiedzialna za wykonanie danej czynności. Lista grup użytkowników, które mogą być przypisane do wykonania czynności określonego typu definiowana jest przez administratora systemu. Podobnie ma się to do automatów, przy czym do wykonania konkretnej czynności wskazuje się konkretny automat. Lista automatów, które mogą być przypisane do wykonania określonego typu czynności definiowana jest przez administratora systemu. Szczegóły dotyczące przypisywania grup użytkowników i automatów do typów czynności opisano w instrukcji użytkownika w rozdziale zarządzanie typami czynności.
Stany czynności
Czynność może zostać zmodyfikowana na wiele sposobów. Podstawowym rodzaje modyfikacji czynności jest jej wykonanie, przy czym nie jest to oczywiście jedyna możliwość. Przykładowo czynność może być niemożliwa do wykonania lub zbędna - w takich przypadkach mają zastosowanie inne możliwości modyfikacji czynności. Sytuacja, gdzie mamy czynność niemożliwą do wykonania może np. wystąpić wtedy, gdy instytucja wysłała wielkoformatowe mapy (pomyłka) do pracowni digitalizacji posiadającej tylko skanery małoformatowe. W tej sytuacji skanujący nie jest w stanie w dostatecznie dobry sposób zdigitalizować przesłane pozycje, dlatego powinien odmówić wykonania tej czynności. To jak należy interpretować czynność i możliwości jej modyfikacji wynika z jej aktualnego stanu czynności. W systemie dLab istnieją następujące stany dotyczące czynności:
- W oczekiwaniu - stan w którym czynności nie można wykonać, ponieważ wynika to z jej ograniczeń kolejnościowych. Innymi słowy czynność oczekuje na wykonanie innej czynności, która powinna być wykonana przed nią. Przykładowo czynność obróbka graficzna plików matek będzie w oczekiwaniu jeśli czynność przygotowanie plików matek nie będzie wykonana. System dLab automatycznie zmienia stan czynności na Do wykonania, jeśli wszystkie czynności wymagane do jej wykonania zostaną wykonane.
- Do wykonania - czynność w tym stanie jest gotowa do wykonania. Użytkownicy, którzy są uprawnieni do wykonania danej czynności mogą:
- oznaczyć czynność jako wykonaną - jeśli faktycznie wykonali tę czynność,
- odmówić wykonania tej czynności - jeśli nie są w stanie wykonać czynności, w tej sytuacji sugerowane jest dodanie komentarza do czynności z powodem takiej decyzji,
- rozpocząć wykonywanie czynności - to szczególny przypadek dedykowany tylko dla wybranych typów czynności.
- Wykonana - ten stan oznacza, że jeden z użytkowników odpowiedzialnych za wykonanie czynności oznaczył ją jako wykonaną. W tym stanie użytkownicy odpowiedzialni za zapewnienie jakości wyników, mogą przystąpić do ich weryfikacji. Weryfikacja jest przeprowadzana tylko dla określonych typów czynności, zatem nie musi dotyczyć każdej czynności. Efektem weryfikacji jest decyzja osoby odpowiedzialnej za nią, a w rezultacie oznaczenie czynności jako zaakceptowanej (jeśli wyniki są poprawne) lub odrzuconej (jeśli wyniki są niepoprawne). W przypadku odrzucenia czynności istotne jest dodanie komentarza do niej, czyli informacji o tym co zostało niepoprawnie wykonane. Jeżeli dana czynność nie musi być weryfikowana to system dLab automatycznie zmienia stan czynności z Wykonana na Zaakceptowana, zatem następuje automatyczna akceptacja takiej czynności.
- Zaakceptowana - czynność w tym stanie uznawana jest za ostatecznie zakończoną. Nie ma możliwości odrzucenia takiej czynności, ani wykonania na niej innych operacji. Jedynym sposobem zmiany stanu są operacje na zadaniu - usunięcie zadania lub zrestartowanie zadania.
- Odmowa wykonania - oznacza, że jeden z użytkowników odpowiedzialnych za wykonanie tej czynności stwierdził, że nie jest w stanie jej wykonać i odmówił jej wykonania. W takiej sytuacji osoba odpowiedzialna za nadzorowanie zadania musi podjąć decyzje, czy zaakceptować odmowę, czy się z nią nie zgodzić. W przypadku akceptacji odmowy, czynność oznaczana jest jako Zaakceptowana, a wszystkie czynności zależne od odmówionej zostaną usunięte, ponieważ nie zostaną nigdy wykonane. W przypadku odrzucenia odmowy wykonania, użytkownicy odpowiedzialni za wykonanie tej czynności muszą ponownie rozważyć czynność do wykonania, a sama czynność jest w stanie Do ponownego wykonania.
- Do ponownego wykonania - taki stan czynności oznacza, że użytkownik nadzorujący prace związane z zadaniem odrzucił wykonanie tej czynności. Odrzucenie może nastąpić zarówno ze stanu Wykonana, jak i ze stanu Odmowa wykonania. Możliwość odrzucenia przez użytkownika czynności pozwala na sygnalizowanie błędnie wykonanej czynności lub braku zgody na odmowę wykonania. Zaleca się aby odrzucenie czynności zawsze wiązało się z wpisaniem odpowiedniego komentarza.
- Cofnięta - taki stan oznacza, że czynność od której zależy czynność w tym stanie została przesłana do ponownego wykonania. Może to mieć miejsce np. w przypadku gdy czynność obróbki graficznej plików zostanie przesłana do ponownego wykonania już po wykonaniu czynności przygotowania wersji prezentacyjnej. W takie sytuacji czynność obróbki graficznej oznaczana jest staniem Do ponownego wykonania, natomiast czynność przygotowanie wersji prezentacyjnej oznaczana jest jako Cofnięta. Stan Cofnięta oznacza również, że po wykonaniu czynności obróbki graficznej, czynność przygotowania wersji prezentacyjnej znajdzie się w stanie Do wykonania i będzie ponownie wykonana.
- W trakcie wykonania - ten stan dotyczy tylko wybranych typów czynności i oznacza, że wykonywanie czynności zostało rozpoczęte, więc sama czynność jest w trakcie realizacji. Po zakończeniu wykonywania czynności użytkownik oznacza czynność jako wykonaną. Czynność można oznaczyć jako w trakcie wykonania tylko wtedy gdy znajduje się w stanie Do wykonania.
- Pominięta - ten stan dotyczy tylko wybranych typów czynności i oznacza, że czynność została pominięta w procesie przepływu pracy. Przykładowo czynności typu obróbka graficzna mogą być pominięte, oznacza to, że jeśli osoba odpowiedzialna za obróbkę graficzną stwierdza, że nie jest ona potrzebna, to może tę czynność pominąć wskazując bezpośrednio na brak konieczności wykonywania tej czynności. Po pominięciu danej czynności, czynność od niej bezpośrednio zależna (następująca po niej) będzie gotowa do wykonania, a cały przepływ pracy będzie kontynuowany bez przeszkód.
- Usunięta - czynność może znaleźć się w tym stanie jeśli całe zadanie zostało usunięte lub czynność od której zależy nie została wykonana (oznaczono jako odmowa wykonania), a osoba nadzorująca potwierdziła brak możliwości wykonania.
Operacje automatyczne
W systemie dLab istnieją operacje, które wykonywane są automatycznie podczas zmiany stanu czynności określonego typu. Przykładowo czynność przygotowania plików matek ma przypisaną automatyczną operację wygenerowania miniatur dla plików master w momencie zmiany stanu na Wykonana. Efekt jest taki, że:
- operacja wykonywana jest w momencie zmiany stanu na wykonane, zatem pliki są już w finalnej formie i mogą z nich być wygenerowane miniatury,
- miniatury pozwalają nadzorującemu na przegląd plików bez konieczności ich pobierania na dych lokalny w oryginalnej formie.
Poza generowaniem miniatur operacje automatyczne pozwalają m.in. na automatyczną zmianę nazw plików w taki sposób aby były one zgodne z polityką instytucji w zakresie nazewnictwa. Szczegóły znajdują się w rozdziale dedykowanym operacjom automatycznym.