...
- W oczekiwaniu - stan w którym czynności nie można wykonać, ponieważ wynika to z jej ograniczeń kolejnościowych. Innymi słowy czynność oczekuje na wykonanie innej czynności, która powinna być wykonana przed nią. Przykładowo czynność obróbka graficzna plików matek będzie w oczekiwaniu jeśli czynność przygotowanie plików matek nie będzie wykonana. System dLab automatycznie zmienia stan czynności na Do wykonania, jeśli wszystkie czynności wymagane do jej wykonania zostaną wykonane.
- Do wykonania - czynność w tym stanie jest gotowa do wykonania. Użytkownicy, którzy są uprawnieni do wykonania danej czynności mogą:
- oznaczyć czynność jako wykonaną - jeśli faktycznie wykonali tę czynność,
- odmówić wykonania tej czynności - jeśli nie są w stanie wykonać czynności, w tej sytuacji sugerowane jest dodanie komentarza do czynności z powodem takiej decyzji,
- rozpocząć wykonywanie czynności - to szczególny przypadek dedykowany tylko dla wybranych typów czynności.
- Wykonana - ten stan oznacza, że jeden z użytkowników odpowiedzialnych za wykonanie czynności oznaczył ją jako wykonaną. W tym stanie użytkownicy odpowiedzialni za zapewnienie jakości wyników, mogą przystąpić do ich weryfikacji. Weryfikacja jest przeprowadzana tylko dla określonych typów czynności, zatem nie musi dotyczyć każdej czynności. Efektem weryfikacji jest decyzja osoby odpowiedzialnej za nią, a w rezultacie oznaczenie czynności jako zaakceptowanej (jeśli wyniki są poprawne) lub odrzuconej (jeśli wyniki są niepoprawne). W przypadku odrzucenia czynności istotne jest dodanie komentarza do niej, czyli informacji o tym co zostało niepoprawnie wykonane. Jeżeli dana czynność nie musi być weryfikowana to system dLab automatycznie zmienia stan czynności z Wykonana na Zaakceptowana, zatem następuje automatyczna akceptacja takiej czynności.
- Zaakceptowana - czynność w tym stanie uznawana jest za ostatecznie zakończoną. Nie ma możliwości odrzucenia takiej czynności, ani wykonania na niej innych operacji. Jedynym sposobem zmiany stanu są operacje na zadaniu - usunięcie zadania lub zrestartowanie zadania.
- Odmowa wykonania - oznacza, że jeden z użytkowników odpowiedzialnych za wykonanie tej czynności stwierdził, że nie jest w stanie jej wykonać i odmówił jej wykonania. W takiej sytuacji osoba odpowiedzialna za nadzorowanie zadania musi podjąć decyzje, czy zaakceptować odmowę, czy się z nią nie zgodzić. W przypadku akceptacji odmowy, czynność oznaczana jest jako Zaakceptowana, a wszystkie czynności zależne od odmówionej zostaną usunięte, ponieważ nie zostaną nigdy wykonane. W przypadku odrzucenia odmowy wykonania, użytkownicy odpowiedzialni za wykonanie tej czynności muszą ponownie rozważyć czynność do wykonania, a sama czynność jest w stanie Do ponownego wykonania.
- Do ponownego wykonania - taki stan czynności oznacza, że użytkownik nadzorujący prace związane z zadaniem odrzucił wykonanie tej czynności. Odrzucenie może nastąpić zarówno ze stanu Wykonana, jak i ze stanu Odmowa wykonania. Możliwość odrzucenia przez użytkownika czynności pozwala na sygnalizowanie błędnie wykonanej czynności lub braku zgody na odmowę wykonania. Zaleca się aby odrzucenie czynności zawsze wiązało się z wpisaniem odpowiedniego komentarza.
- Cofnięta - taki stan oznacza, że czynność od której zależy czynność w tym stanie została przesłana do ponownego wykonania. Może to mieć miejsce np. w przypadku gdy czynność obróbki graficznej plików zostanie przesłana do ponownego wykonania już po wykonaniu czynności przygotowania wersji prezentacyjnej. W takie sytuacji czynność obróbki graficznej oznaczana jest staniem Do ponownego wykonania, natomiast czynność przygotowanie wersji prezentacyjnej oznaczana jest jako Cofnięta. Stan Cofnięta oznacza również, że po wykonaniu czynności obróbki graficznej, czynność przygotowania wersji prezentacyjnej znajdzie się w stanie Do wykonania i będzie ponownie wykonana.
- W trakcie wykonania - ten stan dotyczy tylko wybranych typów czynności i oznacza, że wykonywanie czynności zostało rozpoczęte, więc sama czynność jest w trakcie realizacji. Po zakończeniu wykonywania czynności użytkownik oznacza czynność jako wykonaną. Czynność można oznaczyć jako w trakcie wykonania tylko wtedy gdy znajduje się w stanie Do wykonania.
- Pominięta - ten stan dotyczy tylko wybranych typów czynności i oznacza, że czynność została pominięta w procesie przepływu pracy. Przykładowo czynności typu obróbka graficzna mogą być pominięte, oznacza to, że jeśli osoba odpowiedzialna za obróbkę graficzną stwierdza, że nie jest ona potrzebna, to może tę czynność pominąć wskazując bezpośrednio na brak konieczności wykonywania tej czynności. Po pominięciu danej czynności, czynność od niej bezpośrednio zależna (następująca po niej) będzie gotowa do wykonania, a cały przepływ pracy będzie kontynuowany bez przeszkód.
- Usunięta - czynność może znaleźć się w tym stanie jeśli całe zadanie zostało usunięte lub czynność od której zależy nie została wykonana (oznaczono jako odmowa wykonania), a osoba nadzorująca potwierdziła brak możliwości wykonania.
Operacje automatyczne
W systemie dLab istnieją operacje, które wykonywane są automatycznie podczas zmiany stanu czynności określonego typu. Przykładowo czynność przygotowania plików matek ma przypisaną automatyczną operację wygenerowania miniatur dla plików master w momencie zmiany stanu na Wykonana. Efekt jest taki, że:
- operacja wykonywana jest w momencie zmiany stanu na wykonane, zatem pliki są już w finalnej formie i mogą z nich być wygenerowane miniatury,
- miniatury pozwalają nadzorującemu na przegląd plików bez konieczności ich pobierania na dych lokalny w oryginalnej formie.
Poza generowaniem miniatur operacje automatyczne pozwalają m.in. na automatyczną zmianę nazw plików w taki sposób aby były one zgodne z polityką instytucji w zakresie nazewnictwa. Szczegóły znajdują się w rozdziale dedykowanym operacjom automatycznym.