On this page, selected aspects of the use of the dLibra system for creating institutional repositories are discussed. The information is complementary with respect to the rest of the documentation of the system and, on its own, does not constitute an exhaustive presentation. In the appropriate places on this page, links to selected fragments of the documentation are provided. The page has the structure of questions and answers. We encourage our readers to submit new questions in the comments to this page or in the question and answer service of the Digital Library Federation.
Question List
| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
What is the difference between digital libraries and institutional repositories?
In their basic scopes, both digital libraries and institutional repositories have the same aim: providing access to digital objects – usually broken down into collections – and offering additional tools, such as searching, browsing, or indexes. Therefore, those phrases are often used interchangeably, especially in the technical context. The difference usually lies in the type of the offered resources. The term “digital library” is customarily applied to services which provide access to library collections in the digital form (both digitized collections and collections which have been ‘born digital’). The term “institutional repository” describes services which provide access to the effects of the work (usually scientific and contemporary) of the people employed in the given institution. The materials do not have to be officially published – they can also be presentations or reports (for example, technical reports) created in the institution. There are various approaches to the interrelationships of the two systems. Depending on the context, the terms are sometimes used interchangeably. Sometimes, the term ‘digital library’ is said to have a wider meaning while the term ‘repository’ is viewed as a subset (for example, a collection) of what can be stored in a digital library. On the other hand, some people believe that a ‘repository’ is the more general term because a repository may contain works which have not been reviewed or officially published but are only made available online. There are other synonymous terms, such as ‘digital museum’ or ‘digital archive’, which refer to variants of the systems described above, different with respect to the offered resources or the way in which those resources are described (the metadata schema) or presented (the user interface, added services).
Apart from the potential differences with respect to the nature of the collected and offered resources, the way in which the resources are collected is often quoted as a distinguishing characteristic of digital repositories. In the case of typical digital libraries, a library user collects the materials and enters them to the system. In the case of institutional repositories, it is often assumed that materials are collected largely by means of the self-archiving method, that is, a process in which authors send their works, for example, through a special online form, to the repository system. Next, the administrators/moderators of the repository verify the material and decide whether it should be made availble or returned to the author for the necessary corrections to be made. Whatever the principles of operation, some changes (for example, completing an object descriptions or assigning objects to appropriate collections) can be introduced by repository administrators, and some can be made automatically (for example, conversion of files saved in editable formats, such as DOC, to archiving/distribution formats, such as PDF/A). In such a case, the institutional user authentication system is often integrated with the institutional repository authorization and authentication system.
Also see
- the “Digital libraries and institutional repositories – what is the difference?” question in the “Questions and answers” service of the Digital Library Federation.
Should a digital library and a repository within the framework of one institution be separate initiatives or is it better to combine them?
That is always an individual decision. Below, we discuss a few basic advantages of both approaches.
- Combining a Digital Library with a Repository
- For end users: easier access to a greater number of objects – one access point for the resources of the (digital) library and the works of the employees of the institution.
- For administrators/editors of a digital library / repository: simpler and more comfortable management of collecting and providing access – there is one system of collecting resources and making them available for maintenance and management.
- For IT specialists: simpler and cheaper system maintenance – one information system for maintaining, administering, updating, monitoring, and protecting; one equipment infrastructure.
- A Digital Library and a Repository as Separate Initiatives
- For end users: easier access to a specialized scope of materials – the access point only to the contemporary works of the employees of the institution.
- For institution employees: greater opportunities for presenting one’s professional profile and the profile of the institution – a dedicated server which only presents the publications and other materials which are being created in the institution.
- For administrators / repository editors: new options for promoting the repository – the option to register the data and scientific content in the browsers and data aggregators which only accept services matching the definition of an (open) institutional repository.
When the two theoretically alternative approaches are analyzed, one may come to the conclusion that all the advantages could be enjoyed in a system allowing the collection of various types of data in one database and only breaking them down to separate interfaces/portals at the presentation level. Such an approach is possible in the dLibra system, based on an appropriately designed collection structure.
For example, let us assume that we want to construct one system which would encompass three types of materials:
- historical library collections,
- contemporary publications of the employees of the institution, and
- current copywrighted publications, only available in Poland.
For that purpose, the following collection structure can be designed in the dLibra system:
- (M) The main collection of the dLibra system
- (A) The digital library of institution X
- Collections
- Subcollections
- Collections
- (B) The institutional repository of institution X
- Collections
- Subcollections
- Collections
- (C) The internal repository of institution X
- Collections
- Subcollections
- Collections
- (A) The digital library of institution X
It is a complex example, but it is presented with the view to illustrating the broad scope of possibilities offered by the mechanisms of the dLibra system. Usually, the main collection (M) is the basis for the reader application in the dLibra system, in accordance with the simple rule of “one implementation = one website interface with a complete set of resources”. The idea behind such a structure is that the main collection (M) should not be accompanied by a dedicated website but by three portals based on, respectively, collections A–C. Each of those three portals can have its own structure of collections and subcollections, and a consistent policy of making resources available should be created. The policy should encompass all the portals in such an implementation of the dLibra system. Since an object in the dLibra system can belong to more than one collection, one publication can be assigned to several collections visible in various portals.
For example, the following rules could be adopted in the example above:
- digitized library resources are assigned to portals A and C,
- all employee publications are assigned to portals A, B, and C, and
- contemporary copyrighted publications which are only to be published on the premises of the institution are assigned to portal C
Given those assumptions, we obtain:
- portal A which contains the information about all (library and repository) resources which institution X possesses and can make available to the public or which are authored by the employees of institution X;
- portal B which contains the information about all the works authored by the employees of institution X; and
- portal C which contains the resources from portals A and B and the information about the publications which are only published on the premises of institution X.
Access to publications in portals A and B can be authorized if need be. Access to the whole portal C is restricted to the range of the IP addresses of the local network of institution X. On the premises of the X institution, it is best to use portal C. Outside of the premises, a user can use portal A or portal B. Moreover, portal B can be promoted and registered as an institutional repository.
Also see
Celem niniejszej strony jest przedstawienie wybranych aspektów wykorzystania systemu dLibra do tworzenia repozytoriów instytucjonalnych. Strona ta ma charakter uzupełniający w stosunku do reszty dokumentacji systemu i samodzielnie nie stanowi wyczerpującego opracowania. W zamian w stosownych miejscach niniejszej strony zawarto odnośniki do wybranych fragmentów dokumentacji. Strona skonstruowana jest w formie pytań i odpowiedzi - zachęcamy do zgłaszania kolejnych pytań w komentarzach do tej strony lub w serwisie pytań i odpowiedzi Federacji Bibliotek Cyfrowych.
Spis pytań
| Table of Contents | ||
|---|---|---|
|
Czym różnią się od siebie biblioteki cyfrowe i repozytoria instytucjonalne?
W podstawowym zakresie zarówno biblioteki cyfrowe, jak i repozytoria instytucjonalne służą temu samemu celowi: udostępnianiu obiektów cyfrowych wraz z metadanymi, zazwyczaj z podziałem na kolekcje i dodatkowymi narzędziami takimi jak wyszukiwanie, przeglądanie, indeksy itd. Stąd też terminy te często używane są wymiennie, zwłaszcza w kontekście technicznym. Rozróżnienie następuje zazwyczaj na poziomie rodzaju udostępnionych zbiorów. Termin "biblioteka cyfrowa" zwyczajowo stosuje się w kontekście serwisów udostępniających zbiory biblioteczne w postaci cyfrowej (zarówno zbiory będące efektem digitalizacji, jak i zbiory natywnie cyfrowe / born-digital). Z kolei termin "repozytorium instytucjonalne" opisuje serwisy, w których udostępniane są efekty pracy (najczęściej naukowej) osób zatrudnionych w danej instytucji, najczęściej powstające współcześnie. Nie muszą to być materiały oficjalnie wydane - mogą to być np. również prezentacje czy powstające wewnątrz instytucji raporty (np. techniczne). Istnieją różne podejścia do określenia wzajemnej relacji tych systemów - w zależności od kontekstu czasem terminy te używane są wymiennie, czasem mówi się że biblioteka cyfrowa jest terminem szerszym, a repozytorium jest tylko pewnym podzbiorem tego co może pojawić się w bibliotece cyfrowej (np. kolekcją), a czasem podaje się że repozytorium jest czymś ogólniejszym, niż biblioteka cyfrowa gdyż np. obejmuje prace nieobjęte recenzją, niewydane w sposób formalny, a jedynie udostępnione on-line. Do tego można jeszcze dodać terminy takie jak "muzeum cyfrowe" czy "archiwum cyfrowe", które znów są pewnym wariantem opisanych wcześniej systemów różniącym się charakterem udostępnianych zbiorów, sposobem ich opisu (schemat metadanych) czy prezentacji (interfejs użytkownika, usługi dodane).
Poza potencjalnymi różnicami w zakresie charakteru gromadzonych i udostępnianych zbiorów, często podawanym wyróżnikiem repozytoriów cyfrowych jest sposób gromadzenia tych zbiorów. O ile w przypadku typowych bibliotek cyfrowych gromadzenie materiałów i wprowadzanie ich do systemu jest zadaniem pracowników biblioteki, o tyle w przypadku repozytoriów instytucjonalnych często przyjmuje się, że materiały w dużej mierze gromadzone są metodą samoarchiwizacji / self-archivingu, czyli procesu w którym autor pracy przesyła ją np. przez specjalny formularz WWW do systemu repozytorium. Następnie administratorzy/moderatorzy repozytorium weryfikują materiał i decydują o jego udostępnieniu bądź zwróceniu do autora w celu wprowadzenia niezbędnych poprawek. Zależnie od zasad działania, część zmian może być wprowadzana przez administratorów repozytorium (np. uzupełnienie opisu obiektu, przypisanie do stosownych kolekcji) bądź też realizowana automatycznie np. konwersja plików zapisanych w formatach edytowalnych (np. doc) na formaty archiwizacyjne/dystrybucyjne (np. PDF/A). W tego typu sytuacji często realizowana jest również integracja systemu uwierzytelniania pracowników instytucji z systemem uwierzytelniania i autoryzacji repozytorium instytucjonalnego.
Zobacz też:
Czy w ramach jednej instytucji biblioteka cyfrowa i repozytorium to powinny być odrębne inicjatywy czy też lepiej je połączyć?
To zawsze decyzja indywidualna. Poniżej kilka podstawowych zalet jednego i drugiego podejścia:
- Połączenie biblioteki cyfrowej i repozytorium
- Dla użytkowników końcowych: łatwiejszy dostęp do większej liczby obiektów - jeden punkt dostępu do zbiorów biblioteki (cyfrowej) i zbiorów twórczości pracowników danej instytucji.
- Dla dla administratorów/redaktorów biblioteki cyfrowej/repozytorium: prostsze i wygodniejsze zarządzanie gromadzeniem i udostępnianiem - jeden system gromadzenia i udostępniania zbiorów do utrzymania i zarządzania.
- Dla informatyków: prostsze i tańsze utrzymanie systemu - jeden system informatyczny do utrzymania, administrowania, aktualizowania, monitorowania, zabezpieczania, jedna infrastruktura sprzętowa
- Biblioteka cyfrowa i repozytorium jako odrębne inicjatywy
- Dla użytkowników końcowych: łatwiejszy dostęp do specjalizowanego zakresu materiałów - punkt dostępu wyłącznie zbiorów współczesnej twórczości pracowników danej instytucji.
- Dla pracowników instytucji: łatwiejsza możliwość zaprezentowania profilu działalności/dorobku/portfolio własnego i instytucji - dedykowany serwis prezentujący wyłącznie publikacje i inne materiały powstające współcześnie w danej instytucji.
- Dla dla administratorów/redaktorów repozytorium: nowe możliwości promocji repozytorium - możliwość rejestracji w wyszukiwarkach i agregatorach danych i treści naukowych, akceptujących tylko serwisy o profilu pasującym do definicji (otwartego) repozytorium instytucjonalnego.
Analiza zalet tych dwóch teoretycznie alternatywnych podejść może prowadzić do wniosku, że rozwiązaniem oferującym wszystkie zalety jest system, który pozwala w ramach jednej bazy gromadzić różnego rodzaju dane i dzielić je na odrębne interfejsy/portale dopiero na etapie prezentacji. W systemie dLibra podejście takie jest możliwe w oparciu o odpowiednio zaprojektowaną strukturę kolekcji.
Dla przykładu - załóżmy, że chcemy zbudować jeden system gromadzący trzy rodzaje materiałów:
- historyczne zbiory biblioteczne,
- współczesne publikacje pracowników,
- współczesne publikacje objęte prawem autorskim, dostępne tylko na terenie instytucji.
W tym celu można w systemie dLibra zaprojektować następującą strukturę kolekcji:
- (M) Główna kolekcja systemu dLibra
- (A) Biblioteka Cyfrowa Instytucji X
- Kolekcje
- Podkolekcje
- Kolekcje
- (B) Repozytorium Instytucjonalne Instytucji X
- Kolekcje
- Podkolekcje
- Kolekcje
- (C) Repozytorium Wewnętrzne Instytucji X
- Kolekcje
- Podkolekcje
- Kolekcje
- (A) Biblioteka Cyfrowa Instytucji X
Przykład ten jest złożony, ale jego celem jest oddanie szerokich możliwości zastosowania mechanizmów oferowanych przez system dLibra. Zazwyczaj w systemie dLibra podstawą dla Aplikacji Czytelnika jest główna kolekcja (M), w myśl "prostej zasady jedno wdrożenie = jeden interfejs WWW z kompletem zbiorów". Zamysł przy strukturze kolekcji zaprezentowanej powyżej jest taki, aby głównej kolekcji (M) nie towarzyszył dedykowany portal WWW, a zamiast tego funkcjonować powinny cztery portale bazujące odpowiednio na kolekcjach (A-C). Każdy z tych trzech portali może mieć swoją własną strukturę kolekcji i podkolekcji, a do tego powinna powstać spójna polityka udostępniania zbiorów obejmująca wszystkie portale funkcjonujące w ramach takiego wdrożenia systemu dLibra. Dzięki temu, że w systemie dLibra obiekt może należeć do więcej niż jednej kolekcji możliwe jest przypisanie jednej publikacji do kilku kolekcji widocznych w kilku różnych portalach.
W powyższym przykładzie można by przyjąć np. następujące zasady:
- zdigitalizowane zbiory biblioteczne przypisuję do kolekcji portali (A) i (C),
- wszystkie publikacje pracowników przypisuję do kolekcji portali (A), (B) i (C),
- współczesne publikacje objęte prawem autorskim, które mają być udostępniane wyłącznie na terenie instytucji przypisuję wyłącznie do kolekcji portalu (C).
Przy takich założeniach uzyskujemy:
- portal (A), zawierający informacje o wszystkich (bibliotecznych i repozytoryjnych) zbiorach, które Instytucja X posiada i może udostępniać publicznie bądź takich, które są utworami pracowników Instytucji X;
- portal (B), zawierający informacje o wszystkich utworach pracowników Instytucji X;
- portal (C), zawierający wszystko to co portale (A) i (B) oraz informacje o publikacjach, które udostępniamy tylko na terenie Instytucji X.
Dostęp do publikacji w portalach (A) i (B) może być autoryzowany w razie potrzeby. Dostęp do portalu (C) jest w całości ograniczony do zakresu adresów IP sieci lokalnej Instytucji X. Na terenie Instytucji X najlepiej korzystać z portalu (C). Poza instytucją, w zależności od preferencji użytkownik może korzystać z portali (A) lub (B). Ponadto portal (B) można promować i rejestrować jako repozytorium instytucjonalne.
Zobacz też:
dLibra
...
Tak, dLibra może być z powodzeniem wykorzystywana do budowy repozytoriów instytucjonalnych. Posiada wszystkie niezbędne funkcje związane z gromadzeniem i udostępnieniem obiektów cyfrowych i metadanych, wspiera również samoarchiwizację / self-archiving.
Istotną cechą repozytoriów instytucjonalnych jest możliwość samodzielnego deponowania prac przez autorów (tzw. self-archiving, samoarchiwizacja). Czy dLibra to wspiera?
...
is a system for building digital libraries, so can institutional repositories be created on its basis?
Yes, the dLibra system can be successfully used for building institutional repositories. It has all the functions necessary for collecting digital objects and metadata and making them available; it also supports self-archiving.
One important characteristic of institutional repositories is that authors can submit their works on their own (so-called self-archiving). Does the dLibra system support that?
...
Yes, it is described in detail in chapter 04. Alternative Presentation Versions (Multi-Format). The dLibra system can also be integrated with external user authentication systems; see
03. Integrating with Single Sign-On systems.
Chcę udostępniać materiały na otwartych licencjach oraz materiały, do których dostęp mogą mieć tylko pracownicy mojej instytucji - wszystko to są publikacje pracowników mojej instytucji. Czy powinienem zbudować dwa odrębne repozytoria, czy też warto i da się to połączyć w jeden system?
Da się takie dwa repozytoria uruchomić jako jeden system informatyczny z dwoma portalami WWW. Można to zrealizować w sposób analogiczny do łączenia biblioteki cyfrowej i repozytorium, co opisano w odpowiedzi na pytanie: Czy w ramach jednej instytucji biblioteka cyfrowa i repozytorium to powinny być odrębne inicjatywy czy też lepiej je połączyć?
Zalety rozdzielenia takich repozytoriów na dwa oddzielne interfejsy WWW to przede wszystkim możliwość promowania przynajmniej części publikacji - tych które są otwarte - jako w 100% otwartego repozytorium, tzn. zawierającego tylko otwarte publikacje. Jednak należy się zastanowić, w jakim celu takie 100% otwarcie jest wymagane. Dla przykładu serwis OpenDOAR, jeden z najpopularniejszych na świecie agregatorów metadanych z otwartych repozytoriów, jako najczęstsze kryteria odrzucenia zgłoszeń rejestracyjnych podaje:
- Serwis jest regularnie niedostępny
- Serwis jest czasopismem, a nie repozytorium
- Serwis nie zawiera żadnych materiałów dostępnych na zasadach Open Access
- Serwis zawiera tylko informacje bibliograficzne i ewentualnie linki do zewnętrznych serwisów, nie zawiera pełnych treści
- Serwis to katalog biblioteczny albo serwis z e-bookami, które dostępne są tylko w sieci lokalnej
- Serwis wymaga logowania (nawet jeżeli jest ono bezpłatne), żeby uzyskać dostęp do teoretycznie otwartych materiałów
- Serwis udostępnia treści na zasadach komercyjnych - płatny dostęp
Jak widać OpenDOAR nie eliminuje repozytoriów, które zawierają równocześnie materiały dostępne w sposób otwarty i dostępne w sposób ograniczony (np. tylko dla pracowników, tylko na terenie instytucji).
Jak w systemie dLibra mogę połączyć bibliotekę cyfrową i repozytorium instytucjonalne?
Opisano to w odpowiedzi na pytanie Czy w ramach jednej instytucji biblioteka cyfrowa i repozytorium to powinny być odrębne inicjatywy czy też lepiej je połączyć?
Zależy mi na widoczności materiałów z mojego repozytorium w Google Scholar. Czy dLibra wspiera to w jakiś sposób?
Tak, dLibra spełnia wymagania serwisu Google Scholar dotyczące indeksowania, m.in. na stronie prezentującej metadane poszczególnych obiektów w kodzie HTML strony w sekcji <HEAD> zawarte są stosowne znaczniki z metadanymi publikacji. dLibra umożliwia też pobranie metadanych w formatach RIS i BibTeX, co ułatwia ich wykorzystanie w pracy naukowej. Na stronach Google Scholar system dLibra nie jest wymieniony jako zalecany (wymienione są tylko dwa popularne systemy repozytoryjne open-source i jeden usługodawca oferujący repozytoria hostowane), nie oznacza to jednak że dLibra nie jest zgodna z wymaganiami Google Scholar.
Poza wsparciem ze strony systemu dLibra niezwykle ważne jest, żeby pliki z pracami naukowymi publikowane w systemie dLibra były przygotowane pod kątem wymagań Google Scholar. Absolutne minimum to publikowanie plików w formacie PDF, z warstwą tekstową (nie samych skanów). Więcej informacji można znaleźć w serwisie informacyjnym Google Scholar.
Jak przygotować pliki PDF aby Google Scholar nie miało problemów z ich indeksowaniem?
Szczegółowe informacje dotyczące tworzenia plików PDF znaleźć można na stronie opisującej zasady tworzenia PDF dla Google Scholar (w języku angielskim). Generalnie dokument PDF należy tworzyć zgodnie z poniższą konwencją:
Tytuł dokumentu - powinien to być największy fragment tekstu na górze strony, pisany czcionką w rozmiarze co najmniej 24 pkt. Należy używać tej samej czcionki dla całego tytułu i upewnić się, że wszystkie inne teksty na stronie utworzone są mniejszą czcionką niż tytuł - w przeciwnym razie, ten drugi, większy tekst, może być błędnie interpretowane jako tytuł.
Autorzy dokumentu - powinni być umieszczeni tuż przed lub tuż po tytule, nieco mniejszą czcionką, która jest większa niż zwykły tekst, np. z przedziału 16-23 pt. Należy używać tej samej czcionki dla wszystkich nazwisk autorów i upewnić się, że treści nagłówków sekcji wykorzystują mniejszą czcionkę niż autorzy artykułu. W przeciwnym razie, ten drugi, większy tekst, może być błędnie interpretowany jako autor. Poszczególnych autorów należy rozdzielić przecinkami lub średnikami, pomijając ich afiliacje, stopnie i certyfikaty. W stosownych przypadkach można użyć formatu: "Author: John Smith".
Bibliografia – powinna być umieszczona na końcu dokumentu i odpowiednio zatytułowana, np. „References” lub „Bibliography”.
...
I want to make materials available with open licenses and make some materials available only to the employees of my institution – all the materials are the employees’ publications. Should I create two separate repositories or is it possible and worthwhile to have those materials combined within the framework of one system?
Two such repositories can be run as one information technology system with two website portals. It can be done in a similar way to combining a digital library with a repository, which has been described in answer to the question: Should a digital library and a repository within the framework of one institution be separate initiatives or is it better to combine them?
The advantages of separating such repositories to two separate website interfaces are, first of all, the possibility of promoting at least a part of publications – the open ones – as a 100% open repository (a repository which only contains open publications). However, it is worth considering whether 100% opening is, indeed, necessary. For example, the OpenDOAR service, one of the most popular global aggregator of metadata from open repositories, quotes the following reasons as the most popular ones for rejecting registration applications:
- the service is not regularly available;
- the service is a journal and not a repository;
- the service does not contain any open-access materials;
- the service only contains bibliographic information and, possibly, links to external services, and it does not contain full content;
- the service is a library catalog or an e-book service, with the content only available in the local network;
- the service requires logging in (even if it is partially free) for gaining access to the theoretically open-access materials in it; and
- the service provides access to content commercially (the access is paid).
Apparently, the OpenDOAR service does not eliminate repositories which contain both open-access and restricted-access (for example, only available to employees on the premises) materials.
How can I combine a digital library and an institutional repository in the dLibra system?
The answer has been given in response to the question Should a digital library and a repository within the framework of one institution be separate initiatives or is it better to combine them?
I would like the materials from my repository to be visible in the Google Scholar web search engine. Does the dLibra system support it somehow?
Yes, the dLibra system fulfills the requirements of the Google Scholar web search engine concerning indexing, for example, on the page on which the metadata of particular objects in the HTML code are presented, in the <HEAD> section, there are appropriate tags with publication metadata. The dLibra system also makes it possible to download metadata in the RIS and BibTeX format, which makes it easier to later use the metadata in a scientific work. On the pages of the Google Scholar web search engine, the dLibra system is not listed as recommended (only two popular open-source repository systems and one hosted repository service provider are mentioned), but that does not mean that the dLibra system is not compatible with the requirements of Google Scholar.
Apart from the support on the part of the dLibra system, it is very important for files with scientific works published in the dLibra system to be prepared with respect to the requirements of Google Scholar. The absolute minimum is publishing files in the PDF format with a text layer (not only scans). For more information, see the Google Scholar information service.
How should PDF files be prepared for the Google Scholar web search engine to index them easily?
For detailed information about creating PDF files, see the page with the rules for creating PDF files for Google Scholar (in English). Generally speaking, a PDF file should be prepared in accordance with the following convention:
document title – it should be the greatest fragment of text, at the top of the page, in at least the 24-point font size; the same font should be used for the whole title, and all other texts on the page should be in a smaller font size than the title font size – otherwise, the other, greater text can be erroneously interpreted as the title;
document authors – they should be entered just after the title, in a slightly smaller font size which is, however, greater than standard text (so the size could be, for example, from the 16–26 point range); the same font should be used for all author names, and the font of the names should be greater than the font of section headings – otherwise, the other, greater text can be erroneously interpreted as author names;
particular authors should be separated with commas or semicolons, and their affiliations, degrees, and certificates should be omitted; where applicable, the following format can be used: “Author: John Smith”;
bibliography – it should be placed at the end of the document and have an appropriate title, for example, “Reference List” or “Bibliography”;
references – the subsequent references in the text should be numbered in the following way: “1. - 2. - 3.” or “[1] - [2] - [3]
...
”; the text of every reference should contain a citation in a commonly used format, for example, “J. Biol. Chem., Vol. 234,
...
No. 8,
...
p. 1971/75,
...
Typ czcionki – należy unikać stosowania czcionek typu 3, ponieważ są one często generowane z brakującym lub nieprawidłowym rozmiarem i/lub kodowaniem, co utrudnia przetwarzanie dokumentu przez narzędzia google. Typ używanej czcionki można sprawdzić w menu Plik->Właściwości… w Adobe Acrobat Reader.
Jak szybko materiały opublikowane w repozytorium na dLibrze znajdą się w Google Scholar?
...
August 1959”; if the bibliography has not been published yet, the date of its current version should be entered, for example, “August 12, 2009”;
font type – type 3 fonts should be avoided because they are often generated with a missing or erroneous size and/or encoding, which makes it difficult for the Google tool to process the document; the font type can be checked in the “Properties” item of the “File” menu in the Adobe Acrobat Reader program.
How fast will materials published in a repository in the dLibra system be indexed by the Google Scholar web search engine?
There is no unequivocal, constant time for it – it all depends on the Google rules at the given moment and on how often Google updates the data from the repository. Having said that, properly prepared publications should become visible in a week or two. At the end of April and beginning of May 2013, we have made a small experiment to check that. For more information about that subject, see:
Zależy mi na widoczności materiałów z mojego repozytorium w Google Books. Czy dLibra wspiera to w jakiś sposób?
Serwis Google Books jest przede wszystkim serwisem dla wydawców, zainteresowanych sprzedażą książek. Ponadto dostępne są tam kopie skanów, których powstanie finansowała firma Google. Instytucje, które chcą udostępnić swoje zbiory w Google Books powinny skontaktować się w firmą Google. Po ustaleniu zasad współpracy i określeniu wymagań technicznych (nie są one dostępne publicznie), PCSS może zaimplementować niezbędne mechanizmy w systemie dLibra.
W mojej instytucji funkcjonuje wydawnictwo, które wydaje i sprzedaje przez internet książki, skrypty i czasopisma powstające u nas. Czy mogę w jakiś sposób uwzględnić te zasoby w repozytorium instytucjonalnym?
Najlepszym rozwiązaniem jest podpisanie umowy z wydawnictwem, która umożliwi przekazanie publikacji do biblioteki cyfrowej (ewentualnie po pewnym okresie embargo od momentu opublikowania tej publikacji).
Jeżeli to nie jest możliwe, to najprostszym sposobem technicznym jest wykorzystanie mechanizmu publikacji linkujących dostępnego od wersji 5.5 systemu dLibra. Dzięki temu do systemu dLibra można wprowadzić:
- opis publikacji dostępnej na stronach wydawnictwa,
- link do stron wydawnictwa na który ma zostać przekierowany użytkownik po próbie otwarcia treści publikacji w systemie dLibra,
- linki do plików publikacji, które system dLibra powinien zaindeksować na potrzeby wyszukiwania pełnotekstowego.
Jeżeli serwis WWW wydawnictwa zostanie skonfigurowany tak, aby umożliwiać serwerowi systemu dLibra (np. na podstawie stałego adresu IP) dostęp przy pomocy protokołu HTTP (czyli analogicznie do czytelników korzystających z przeglądarki WWW) np. do plików PDF czy HTML z tekstem artykułów, uzyska się efekt gdzie w bibliotece cyfrowej/repozytorium można wyszukiwać publikację na podstawie jej opisu i treści, a czytelnik przy próbie otwarcia treści jest przekierowywany na właściwą stronę WWW wydawnictwa, gdzie np. może dokonać zakupu artykułu.
Autorzy z mojej instytucji publikują swoje prace w międzynarodowych wydawnictwach, które udostępniają artykuły odpłatnie. Czy mogę w jakiś sposób uwzględni te zasoby w repozytorium instytucjonalnym?
Publikacje z wydawnictw zewnętrznych (w tym zagranicznych) można włączyć w sposób analogiczny do tego opisanego w odpowiedzi na pytanie W mojej instytucji funkcjonuje wydawnictwo, które wydaje i sprzedaje przez internet książki, skrypty i czasopisma powstające u nas. Czy mogę w jakiś sposób uwzględnić te zasoby w repozytorium instytucjonalnym?.
Czy mogę w repozytorium gromadzić również informacje na temat publikacji, których treść nie jest w żaden sposób dostępna on-line?
W systemie dLibra jedyną formą publikacji bez treści (i bez linku do treści) są na chwilę obecną publikacje planowane. Informacje o publikacjach, których treść nie jest w żaden sposób dostępna on-line powinny być gromadzone w osobnej bazie bibliograficznej. Gdyby była konieczność uwzględniania takich danych w bibliotece cyfrowej, proponowanym sposobem jest import metadanych z bazy bibliograficznej do biblioteki cyfrowej i umieszczenie wraz z tymi danymi linku zwrotnego do właściwego rekordu w bazie. Jednak taka praktyka może się spotkać z rozczarowaniem ze strony użytkowników oczekujących po repozytorium / bibliotece cyfrowej dostępu do pełnego tekstu, a nie jedynie informacji bibliograficznej. Dlatego też zalecanym rozwiązaniem jest linkowanie z bazy bibliograficznej do repozytorium (oczywiście dla tych publikacji, które w repozytorium są dostępne), a nie odwrotnie.
W mojej instytucji pracuje kilka tysięcy pracowników naukowych. Planujemy gromadzić wszystkie publikacje pracowników w repozytorium i być może wprowadzić również mandat Open Access. Czy kilka tysięcy użytkowników równocześnie wprowadzających swoje prace nie spowoduje przeciążenia systemu?
Liczba nowych publikacji w przypadku dużych wdrożeń systemu dLibra sięga od kilku (Wielkopolska Biblioteka Cyfrowa) do nawet dziesięciu tysięcy miesięcznie (Jagiellońska Biblioteka Cyfrowa). Są to w większości skany materiałów bibliotecznych, czyli publikacje bardziej obciążające serwery biblioteki cyfrowej, niż pliki typowe artykuły naukowe - pliki PDF z warstwą tekstową i ewentualnie kilkoma ilustracjami. Przygotowanie repozytorium instytucjonalnego na dużą liczbę użytkowników wprowadzających swoje publikacje może obejmować następujące aspekty:
- Zapewnienie niezbędnej infrastruktury serwerowej, wykorzystującej możliwości skalowania systemu dLibra (patrz [EN] 13. Scaling the dLibra System). Szczególnie istotne może być tutaj wydzielenie usługi indeksującej treść i metadane dokumentów na osobny serwer oraz zapewnienie szybkiego funkcjonowania bazy danych, z której korzysta system dLibra.
- Przygotowanie kopii portalu WWW biblioteki cyfrowej dedykowanej na potrzeby wprowadzania publikacji przez autorów metodą samoarchiwizacji. Taka kopia portalu WWW może być uruchomiona na osobnym serwerze, a jej funkcjonalność może zostać ograniczona tylko do dostępu do konta użytkownika, dodawania nowych i przeglądania już dodanych publikacji. Dzięki temu nawet w przypadku niezwykle dużego ruchu generowanego przez autorów, czytelnicy będą obsługiwani przez niezależny portal.
- Zapewnienie odpowiedniej liczby moderatorów publikacji, którzy będą nadzorować poszczególne grupy autorów i wprowadzane przez nich publikacje np. opiekunowie poszczególnych instytutów. Tego typu organizacja jest możliwa poprzez przypisywanie poszczególnym autorom ich katalogów domowych oraz opiekunów tych katalogów domowych. Możliwe jest przypisywanie wielu autorów do jednego moderatora, jak i wielu moderatorów do jednej grupy autorów.
- Zapewnienie zupełnie awaryjnego rozwiązania na wypadek przeciążenia systemu. Jeżeli np. ze względu na rozporządzenie władz uczelni wszyscy pracownicy naukowi będę próbować na ostatnią chwilę wprowadzić swoje publikacje, system może ulec przeciążeniu niezależnie od tego jakie kroki techniczne wcześniej podejmiemy. Na taki wypadek warto mieć przygotowany plan awaryjny polegający np. na posiadaniu odpowiednio pojemnego adresu e-mail, który może pełnić rolę bufora w czasie gdy system autoarchiwizacji jest niedostępny.
Dokument PDF należy tworzyć zgodnie z poniższą konwencją:
Tytuł dokumentu - największy fragment tekstu na górze strony, pisany czcionką w rozmiarze co najmniej 24 pkt. Należy używać tej samej czcionki dla całego tytułu i upewnić się, że wszystkie inne teksty na stronie utworzone są mniejszą czcionką niż tytuł - w przeciwnym razie, ten drugi, większy tekst, może być błędnie interpretowane jako tytuł.
Autorzy dokumentu - umieszczeni tuż przed lub tuż po tytule, nieco mniejszą czcionką, która jest większa niż zwykły tekst, np. z przedziału 16-23 pt. Należy używać tej samej czcionki dla wszystkich nazwisk autorów i upewnić się, że treści nagłówków sekcji wykorzystują mniejszą czcionkę niż autorzy artykułu. W przeciwnym razie, ten drugi, większy, tekst może być błędnie interpretowany jako autor. Poszczególnych autorów należy rozdzielić przecinkami lub średnikami, pomijając ich afiliacje, stopnie i certyfikaty. W stosownych przypadkach można użyć formatu: "Author: John Smith".
...
I would like the materials from my repository to be visible in the Google Books index.. Does the dLibra system support it somehow?
The Google Books service is primarily for publishers interested in selling books. Moreover, it contains copies of scans the creation of which was financed by the Google company. Institutions which want to make their resources available in the Google Books index, should contact the Google company. Once the technical requirements and the principles of cooperation have been established (they are not available publicly), the Poznań Supercomputing and Networking Center can implement the necessary mechanisms in the dLibra system.
In my institution, there is a publishing house which publishes and sells (online) books, scripts, and journals created by the institution. Can I somehow take those resources in to account in the institutional repository?
The best solution would be to sign an agreement with the publishing house, to enable the transfer of publications to the digital library (and, possibly, after a time, an embargo since the moment of the publication of the object)..
If that is not possible, the simplest technical solution would be to use the mechanism of linking publications, available since version 5.5 of the dLibra system. It will allow the introduction of the following elements into the dLibra system:
- a description of the publication available on a web page of the publishing house,
- a link to the publishing house web page to which the user is to be redirected after having attempted to open the content of the publication in the dLibra system; and
- links to the publication files which the dLibra system should index for the purpose of full-text search.
If the publishing house website is configured in such a way that it will allow the dLibra system (for example, on the basis of a permanent IP address) to access, with the use of the HTTP protocol (that is, in a way similar to the way in which readers use a web browser), PDF, HTML, or other files with article texts, then it will be possible to search the digital library / repository for a publication on the basis of its description and content, and a reader trying to open the content will be redirected to the appropriate web page of the publishing house, where he or she will able to, for example, purchase the article.
The authors from my institution publish their works in international publishing houses, which make the articles available in return for payment. Can I somehow take those resources in to account in the institutional repository?
Publications from external publishing houses (including foreign ones) can be included by means of a process similar to the one described in response to the In my institution, there is a publishing house which publishes and sells (online) books, scripts, and journals created by the institution. Can I somehow take those resources in to account in the institutional repository?
Can information about publications the content of which is not available online, in any way, also be collected in the repository?
At this moment, the only form of a publications without content (and without a link to content) in the dLibra system are planned publications. Information about publications the content of which is not available online in any way should be collected in a separate bibliographic base. If there is a need to take such data into account in the digital library, the proposed way to do that is to import the metadata from the bibliographic base to the digital library and to add return links to the appropriate records in the base to those data. However, that practice may be disappointing for users who expect full access to a text and not only bibliographic data in a repository / digital library. That is why the recommended solution is linking from the bibliographic base to the repositor (off course, for those publications which are available in the repository), and not the other way round.
My institution employs a few thousand researchers. We are planning to collect all publications of the employees in the repository and, perhaps, adopt the open-access mandate policy. Will a few thousand users entering their works simultaneously to the system not cause a system overload?
In the case of large implementations of the dLibra system, the number of new publications reaches from a few thousand (the Digital Library of Wielkopolska) to tens of thousands (the Jagiellonian Digital Library). They are mainly scans of library resources, that is, publications which are a greater burden for the servers of the digital library than typical scientific articles (PDF files with a text layer and possibly a few figures). The following aspects may be taken into account when preparing an institutional repository for a great number of new publications entered by its users:
- The necessary server infrastructure should be ensured, which will use the scaling possibilities of the dLibra system (see 13. Scaling the dLibra System). [*] It may be especially important to put the service which will index the content and metadata of the documents on a separate server and to ensure fast functioning of the database used by the dLibra system.
- A copy of the website of the digital library should be prepared where the authors will be able to enter publications with the use of the self-archiving method. Such a copy of the website can be run on a separate server, and its functionality may be restricted to: accessing user accounts, adding new publications, and viewing the already added publications. In this way, even if the authors generate great traffic, readers will be using an independent portal.
- There should be an appropriate number of publication moderators who will supervise author groups and the publications entered by those authors (for example, supervisors of particular institutes). That may be achieved by assigning home directories and supervisors of those home directories to particular authors. Many authors can be assigned to one moderator, and many moderators can be assigned to one author group.
- An emergency solution for a possible system overload should be prepared. For example, if all researchers will be trying to enter their publications at the last minute (because of an instruction of the institution), the system may be overloaded regardless of any technical precautions taken in advance. It is worth having an emergency plan for such a situation – for example, having an appropriately large email box which may fulfill the function of a buffer when the self-archiving mechanism becomes unavailable.
A PDF file should be prepared in accordance with the following convention:
document title – it should be the greatest fragment of text, at the top of the page, in at least the 24-point font size; the same font should be used for the whole title, and all other texts on the page should be in a smaller font size than the title font size – otherwise, the other, greater text can be erroneously interpreted as the title;
document authors – they should be entered just after the title, in a slightly smaller font size which is, however, greater than standard text (so the size could be, for example, from the 16–26 point range); the same font should be used for all author names, and the font of the names should be greater than the font of section headings – otherwise, the other, greater text can be erroneously interpreted as author names; particular authors should be separated with commas or semicolons, and their affiliations, degrees, and certificates should be omitted; where applicable, the following format can be used: “Author: John Smith”;
bibliography – it should be placed at the end of the document and have an appropriate title, for example, “Reference List” or “Bibliography”;
references – the subsequent references in the text should be numbered in the following way: “1. - 2. - 3.” or “[1] - [2] - [3]”; the text of every reference should contain a citation in a commonly used format, for example, “J. Biol. Chem., Vol. 234, No. 8, p. 1971/75, August 1959”; if the bibliography has not been published yet, the date of its current version should be entered, for example, “August 12, 2009”;
font type – type 3 fonts should be avoided because they are often generated with a missing or erroneous size and/or encoding, which makes it difficult for the Google tool to process the document; the font type can be checked in the “Properties” item of the “File” menu in the Adobe Acrobat Reader program.
For detailed information about creating PDF files, see the page with the rules for creating PDF files for Google Scholar (in English
...
Typ czcionki – należy unikać stosowania czcionek typu 3, ponieważ są one często generowane z brakującym lub nieprawidłowym rozmiarem i/lub kodowaniem, co utrudnia przetwarzanie dokumentu przez narzędzia google. Typ używanej czcionki można sprawdzić w menu Plik->Właściwości… w Adobe Acrobat Reader.
...
).